Les points-clés pour entretenir une bonne relation fournisseurs

Les points faibles d’une prestation fournisseur sont souvent les mêmes : mauvaise qualité par rapport aux attentes des clients, retard de livraison, facture qui n’arrive jamais à destination… Le DAFmag.fr nous liste quelques conseils à mettre en pratique pour éviter cela.

 

Premier point : il serait favorable d’opter pour un contrat bien spécifique et évolutif.

Franklin Brosse, avocat spécialisé dans les achats indirects, informatiques et télécoms, affirme : « Le meilleur moyen de gérer le risque de litiges est de disposer d’un contrat reflétant les particularités et la réalité de son achat ». Bien adapter son contrat aux produits ou services vendus est important, et il est déconseillé de choisir un contrat type. De même, il ne faut surtout pas hésiter à faire évoluer le contrat avec le temps. Le contrat doit contenir la description de ce que l’on souhaite acheter et définir les conditions commerciales.

« Les entreprises se reposent trop sur des modèles de contrats et ne les adaptent pas à la situation ; elles pensent donc être protégées mais ce n’est pas le cas », déclare-t-il.

 

Second point : un bon de commande doit obligatoirement être fourni avec la facture.

Martial Gerardin, directeur général Europe de Perfect Commerce, opte pour le principe suivant : « pas de bon de commande, pas de paiement des factures […]. Le bon de commande est essentiel car c’est généralement lui qui précise ce qui est acheté et à quelles conditions. Il facilite également la comptabilité fournisseurs ».

 

Troisième point : il est recommandé d’utiliser un cahier de consignes et un portail fournisseurs pour simplifier la relation avec les fournisseurs.

Un autre problème que l’on relève souvent est l’erreur sur la facture, due à une faute sur le montant ou sur la forme. Il est recommandé d’élaborer un cahier de consignes sur la forme que doivent prendre les factures. En optant pour cette solution, on se convertit à la dématérialisation : « La dématérialisation exige un certain formalisme qui fait que ces litiges de formes disparaissent car, sinon, la facture est rejetée », déclare Manuel Auguste-Dormeuil, consultant senior chez Synapscore.

De même, il pense que la solution optimale est d’investir dans un portail fournisseurs, où ces derniers viendront tout simplement déposer leur facture et suivre l’avancée du traitement de celle-ci.

 

 

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