Les relations entre clients et fournisseurs sont primordiales dans la gestion des organisations. En 2020, « 49% des départements achats interrogés avouent subir des relations déséquilibrées et/ou défavorables avec leurs fournisseurs » (Source : Etude AgileBuyer – CNA, 2020).
Pour entretenir une bonne relation avec vos fournisseurs, Orgasoftware vous livre trois conseils.
Le sourcing fournisseurs est essentiel pour engager une collaboration selon les caractéristiques des fournisseurs. Cette étape de recherches vous permet d’identifier les fournisseurs correspondants à vos besoins, mais également de définir les risques potentiels.
Une fois cette démarche de sourcing effectuée, il vous faut opter pour un contrat spécifique et évolutif. Franklin Brosse, avocat spécialisé dans les achats indirects, informatiques et télécoms, affirme : « Le meilleur moyen de gérer le risque de litiges est de disposer d’un contrat reflétant les particularités et la réalité de son achat » (Source : DAFmag.fr, 2016).
Ainsi, il est nécessaire d’adapter son contrat aux produits ou services vendus. Pour garantir une collaboration durable, le contrat doit être bénéfique pour les deux parties : chacun doit pouvoir tirer le maximum de cette nouvelle relation.
Les termes du contrat à long terme sont des éléments-clés dans la relation fournisseurs. Selon le contexte économique ou vos enjeux commerciaux, les termes peuvent être amenés à évoluer. Négociez les conditions commerciales dès le départ de votre collaboration.
Une bonne relation fournisseurs se traduit par une communication régulière. Les échanges ponctuels vous permettent d’encadrer et de gérer votre relation. Les rencontres vous offrent l’occasion d’analyser l’évolution de votre collaboration.
La transparence des informations est également un point essentiel. Les informations et documents légaux concernant votre fournisseur doivent être mis à jour régulièrement. Pour Manuel Auguste-Dormeuil, consultant senior chez Synapscore, « La dématérialisation exige un certain formalisme qui fait que ces litiges de formes disparaissent car, sinon, la facture est rejetée » (Source : DAFmag.fr, 2016).
Face à ces nouveaux enjeux, l’installation d’un portail fournisseurs peut être une solution adéquate. Le fournisseur peut déposer ses documents via son interface et la solution devient votre base de données unique. La mise en place d’alertes sur les délais et dates critiques vous permet de suivre le cycle de vie des fournisseurs.
Comme évoqué précédemment, le contrat avec vos fournisseurs doit être bénéfique pour les deux parties. Lorsque vous et votre fournisseur tirez des bénéfices de votre relation, vous pouvez alors la considérer comme une bonne collaboration. De plus, une relation gagnant-gagnant fidélise les fournisseurs et crée un partenariat pérenne.
La confiance est également un élément essentiel dans la relation avec vos fournisseurs, elle peut être source de publicité par bouche-à-oreille. En tant qu’acheteur, il est possible que vous recommandiez un fournisseur dans lequel vous avez confiance. Il en est de même du côté du fournisseur, il sera peut-être amené à parler de votre entreprise de manière positive.
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