Pourquoi les collectivités et établissements publics s’équipent de plus en plus d’un logiciel d’organigramme

Dans une collectivité territoriale ou un établissement public, l’organigramme est bien plus qu’un simple schéma représentant les liens hiérarchiques. Il permet de comprendre l’organisation des services, d’identifier les interlocuteurs et de donner à chacun une vision claire du fonctionnement de la structure.

Pourtant, à mesure que les organisations évoluent, maintenir cet outil à jour peut devenir complexe. Départs, recrutements, mobilités internes, réorganisations, mutualisations ou changements de rattachement : autant d’évolutions qui nécessitent de revoir régulièrement l’organigramme.

Dans ce contexte, les logiciels d’organigrammes suscitent un intérêt croissant auprès des collectivités et établissements publics. Plus qu’un outil de représentation, ils permettent de disposer d’une information organisationnelle plus facilement accessible, actualisée et partagée.

Un outil essentiel pour comprendre l’organisation des services publics

Une collectivité peut réunir plusieurs directions, des dizaines de services et une grande diversité de métiers et de rôles : élus ou agents, ressources humaines, finances, services techniques, urbanisme, culture,éducation, action sociale, informatique… À cela peuvent s’ajouter plusieurs sites, équipements ou services mutualisés. Dans une organisation aussi riche,il n’est pas toujours évident de savoir qui fait quoi, dans quel service et à quel interlocuteur s’adresser.

C’est l’une des premières fonctions de l’organigramme :offrir une représentation claire et synthétique de l’organisation. Pour un agent, il permet de situer son service dans l’ensemble de la collectivité,d’identifier les différents niveaux hiérarchiques ou encore de retrouver plus facilement un interlocuteur. Pour un élu, un encadrant ou une direction, il offre une vision globale des services et de leurs rattachements.

L’organigramme peut également être particulièrement utile pour les nouveaux arrivants qui disposent ainsi d’un support simple pour comprendre l’organisation et prendre leurs repères dans un environnement complexe. Identifier les directions, comprendre leur rôle et savoir vers qui se tourner simplifie cette prise de connaissance de l’organisation. Il peut également faciliter les relations entre services en donnant à chacun une vision plus claire des rôles et des périmètres de chaque direction.

L’organigramme constitue ainsi un véritable repère pour comprendre le fonctionnement de la structure et faciliter les échanges entre services.

Des organisations en mouvement qui nécessitent une information toujours à jour

Une collectivité ou un établissement public est une organisation en constante évolution. Les mouvements de personnel, les recrutements, les départs ou les mobilités internes, les réorganisations modifient les effectifs et les rattachements. Les mutualisations et les transferts de compétences peuvent également faire évoluer le périmètre des services concernés. À chaque changement, l’organigramme doit être actualisé.

Lorsqu’un organigramme est conçu avec un outil bureautique, chaque modification peut nécessiter plusieurs interventions manuelles : déplacer des blocs, modifier des intitulés, vérifier les rattachements, exporter une nouvelle version. Il faut également s’assurer que la version obsolète ne continue pas à circuler simultanément.

Pour une petite structure dont l’organisation évolue peu, un organigramme réalisé avec un outil bureautique peut parfaitement répondre au besoin. Cependant, plus la structure est importante et plus son organisation évolue, plus les mises à jour deviennent chronophages. Au-delà du temps consacré à la mise en forme, se pose aussi la question de la fiabilité ou l’obsolescence des informations.

Du document statique à l’organigramme digital

Le principe est de passer d’un document statique à une représentation plus dynamique de l’organisation. Les informations sont centralisées dans un même outil et l’organigramme peut être plus facilement actualisé au fil des évolutions.

Pour les services chargés de sa gestion, cela permet notamment de simplifier les modifications et de limiter la multiplication dessaisies et des versions. Pour les agents, l’intérêt est de pouvoir accéder plus facilement à une information organisationnelle claire et toujours à jour.

La Collectivité de Corse a justement été confrontée à cette problématique et a fait le choix d’un logiciel organigramme digital depuis 2 ans :

« Avec 4 500 agents, plus les élus, répartis au sein de 1000 services, l’enjeu était majeur. Nous voulions en finir avec les organigrammes figés sur PDF qui deviennent rapidement obsolètes. Notre volonté était d’automatiser la mise à jour des données et éliminer les ressaisies manuelles, sources d’erreurs et de perte de temps. Grâce à l’interopérabilité avec le SIRH, chaque actualisation se fait automatiquement,selon le cycle souhaité. » Pierre-Olivier Guerrini, Chef de Service SIRH.

Le logiciel peut ainsi transformer l’organigramme en véritable outil du quotidien. Un agent qui cherche un service, un interlocuteur ou le rattachement d’une équipe peut accéder directement à l’information, sans avoir à rechercher le dernier PDF diffusé ou solliciter un collègue.

L’objectif n’est donc pas simplement de remplacer un PowerPoint par un autre outil. Il s’agit plutôt de faire évoluer la place de l’organigramme dans l’organisation : d’un document que l’on met à jour ponctuellement vers un outil qui accompagne quotidiennement la vie des services.

L’organigramme, un outil qui évolue avec la collectivité

Les collectivités et établissements publics doivent composer avec des organisations de plus en plus évolutives, tout en veillant à maintenir une information claire et accessible pour leurs agents. Dans ce contexte, l’organigramme conserve toute son utilité, mais sa valeur ne réside plus uniquement dans sa représentation graphique.

Lorsqu’il est digitalisé et régulièrement actualisé, il peut à la fois faciliter la compréhension de l’organisation, fiabiliser l’information et simplifier son accès au quotidien.
C’est pourquoi l’adoption d’un logiciel d’organigramme apparaît progressivement comme une évolution naturelle pour les grandes collectivités qui souhaitent fiabiliser, centraliser et faciliter l’accès à leur information organisationnelle.

Comme la Collectivité de Corse, de nombreuses collectivités et établissements publics recommandent le logiciel Organetwork pour la gestion de leurs organigrammes, parmi lesquels les ARS, Est Ensemble Grand Paris, les villes de Grigny, Saint-Mandé, Hazebrouck, Aix-les-Bains, etc.