[Cas d’usage] Groupe Covéa : redonner des repères aux collaborateurs et susciter leur adhésion grâce à l’organigramme Organetwork

L’équipe Orgasoftware est très fière de compter parmi ses clients le Groupe Covéa !

Acteur majeur du secteur des assurances, le Groupe Covéa a déployé depuis septembre 2021 notre solution Organetwork. Ainsi, ses 21 000 collaborateurs bénéficient d’un organigramme dynamique et innovant pour visualiser aisément la structure de leur organisation et les différents profils qui la composent.

Aujourd’hui, nous vous partageons leurs retours d’expérience. Un grand merci à David Porcheron, Directeur de la dynamique interne au sein du Groupe Covéa, d’avoir pris le temps de détailler leur projet, leurs usages et leur satisfaction à travers une interview.

Quel besoin a été détecté à l’origine pour la mise en place d’un organigramme ?

Covéa est un Groupe d’assurance qui rassemble près de 21 000 collaborateurs sur le territoire français autour des marques fortes : MAAF, MMA et GMF. Covéa c’est plus de 116 millions de clients, 8 millions d’habitations et 11,8 millions de véhicules assurés. Pour l’exercice 2021, c’est plus de 19 milliards d’euros de chiffre d’affaires.

Pour un acteur de cette taille, avec des collaborateurs répartis sur l’ensemble du territoire, le besoin de repères est important : les structures qui composent l’organisation du groupe bougent constamment, les mobilités internes sont importantes. La possibilité de savoir comment est structurée l’entreprise, savoir qui travaille où et avec qui, devenait indispensable pour faciliter la coopération interservices.

Quels étaient les attentes du groupe Covéa ?

Nous avons donc, en novembre 2019, démarré un projet pour répondre à ce besoin de repères. Très vite est apparu l’intérêt d’une fonction organigramme. Nous avions une idée assez précise de notre besoin :

• Disposer d’une représentation visuelle et graphique de l’organisation du groupe
• Que cette représentation puisse offrir plusieurs vues : annuaire, structure
• Accessible via notre workplace pour faciliter le parcours collaborateur
• Connectée à nos référentiels pour assurer une parfaite fiabilité

Nous avons dans un premier temps analysé les outils dont nous disposions en interne. L’organigramme que nous avions alors n’offrait pas une vue assez précise se limitant à un niveau de Direction. De plus, il était mis a jour manuellement sur un PowerPoint. Des annuaires existaient en parallèle sur certaines applications, mais sans être connectés à nos référentiels internes et avec une ergonomie d’un autre temps.

Pourquoi avoir choisi Orgasoftware ?

Cette étude de l’existant nous a permis de mûrir notre demande et de construire une expression de besoin détaillée qui a été soumise, via appel d’offre, aux acteurs du marché. A l’issue des sollicitations, la société Orgasoftware a été retenue pour plusieurs raisons :

• Ergonomie : Représentation du Groupe et de ses collaborateurs,
• Capacité d’implémentation dans nos infrastructures pour le respect du parcours collaborateur,
• Facilité d’implémentation de la solution et de son appairage avec nos référentiels et sources de données internes,
• Capacité à répondre à nos spécificités comme disposer, par exemple, de tag sur certaines fonctions.

Concrètement, quels avantages apporte Organetwork ?

Depuis septembre 2021, les 21 000 collaborateurs du Groupe peuvent donc :

• Disposer d’une représentation de notre organisation, de ses directions et de ses collaborateurs selon 3 modes de visualisation :
• vue organigramme pour avoir la vision opérationnelle des structures
• vue annuaire pour accéder rapidement aux moyens de contacts
• vue générale pour voir l’ensemble de notre organisation
• Situer rapidement un collaborateur dans son équipe
• Rechercher à tout moment une équipe, une direction

Et pour certaines fonctions, comme celle des assistantes ou des RH : éditer des organigrammes sous format PowerPoint et PDF

Quels retours d’expérience pouvez-vous nous partager ?

Les retours d’expérience après plus de 6 mois d’utilisation sont positifs. J’en veux pour témoin les volumes de consultation qui sont stables avec plus de 600 utilisateurs chaque jour et 4 500 pages vues. L’usage de la recherche de la vue organigramme, plus que celle de la vue annuaire, est fort.

Nous avons également de nombreux retours positifs par bouche à oreille : « bel outil », « ah, enfin un organigramme ! », « très intuitif » .. L’ergonomie est en effet un vrai plus qui met simplement et avec une grande fiabilité en valeur l’intégralité des structures du groupe et ses collaborateurs. Les spécificités que nous avons mises en place que le tag « COMEX » ou « Assistantes » sont très appréciés.

Le parcours collaborateur est donc simple et sans couture avec, à la clé, une présentation virtuelle de l’organisation fiable et systématiquement à jour puisque branchée directement à nos bases de données RH et structures.

Quels sont les points clés de la relation entre Covéa et Orgasoftware ?

La relation avec Orgasoftware a tout de suite été constructive, basée sur l’écoute. Nous avions en effet quelques exigences et nous avons donc pu apprécier la réactivité et l’agilité pour répondre à ces besoins spécifiques, sans pour autant tordre le cou à la solution technologique. Ce partage des connaissances a pu favoriser l’apprentissage de Covéa dans la représentation de son organisation, de ses structures et en retour pouvant nourrir la solution en elle-même.

Une organisation n’est jamais stable, elle bouge constamment… Nous allons donc pouvoir poursuivre la représentation digitale de notre organisation en profitant pleinement de la solution Organetwork et ayant peut-être la possibilité de l’enrichir avec notre partenaire Orgasoftware.

Nous souhaitons remercier Yannick Laflandre et Olivier Sécher pour leur confiance et leur collaboration opérationnelle dans le cadre de ce projet. Merci également à Christophe Villain pour son travail précis de captation et de montage.