Comment intégrer le SRM au sein de sa stratégie comptable et achats ?

Cet article a été rédigé en lien avec notre partenaire ITESOFT. Retrouvez les premières parties de l’article complet sur leur site internet en cliquant ici.

Les principaux enjeux de la relation fournisseurs se placent majoritairement sur toute la partie amont :

  • le démarrage de la relation
  • le onboarding, ou référencement fournisseur
  • la notion complète de conformité du fournisseur, à la fois concernant ses obligations légales mais également par rapport aux règles de l’entreprise
  • toutes les étapes de sourcing jusqu’à la contractualisation.

Parmi chacune de ces étapes, l’obligation de vigilance et de compliance nécessite une attention particulière. En effet, la gestion du risque est un facteur clé pour engager son fournisseur de manière stratégique et pérenne.
[pour en savoir plus, retrouvez la partie détaillée de l’article en cliquant ici]

La mise en place d’un SRM est une réponse complète à ces enjeux détectés. La bonne intégration du logiciel est indispensable pour répondre à ces problématiques.

Intégrer le SRM

Préparation de la base

L’intégration d’un SRM commence par l’alimentation de la base avec les informations de vos fournisseurs ou de vos tiers. Dans un premier temps, votre logiciel ERP vous fournira les données basiques à importer. coordonnées de contactPour chaque fournisseur, il est important de rattacher ensuite un contact comme point d’entrée nominatif dans l’entreprise concernée, que ce soit un commercial ou un employé administratif.

Une fois les informations renseignées dans le SRM, il est important de définir vos familles d’achats. Il est fondamental que l’ensemble des parties prenantes retrouve leurs repères sur votre organisation et permette de définir la proposition de valeur achats que vous définissez. Cette étape permet de faciliter le suivi et l’évaluation des fournisseurs au quotidien. Vous pourrez ainsi évaluer la performance de service et définir les règles de gestion du risque suivant vos familles stratégiques.
En parallèle, classez vos panels fournisseurs également par typologie : chiffre d’affaires, impact sur la production, etc… En fonction de leur degré stratégique, vous pouvez ainsi établir des règles de suivi adaptées par typologie afin d’automatiser le traitement.

Le suivi et la mise à jour

L’actualisation des informations et documents réglementaires et financiers peut représenter une tâche excessivement chronophage suivant le nombre de fournisseurs. Ainsi, lorsque votre SRM recense plusieurs milliers de fournisseurs, il devient indispensable d’automatiser la collecte. En fonction de vos budgets et de vos besoins, vous pouvez alors choisir de

  • sous-traiter ces missions à un organisme tiers
  • confier au fournisseur lui-même la tenue à jour de ses informations
  • et/ou connecter votre logiciel à des bases d’informations externes.

Pour garantir une fiabilité maximale, l’idéal est de pouvoir combiner et équilibrer l’utilisation des trois solutions. C’est dans un tel contexte qu’une classification efficace des fournisseurs par famille et par typologie vous permettra de limiter les coûts.

L’évaluation

La mise en place d’un processus d’évaluation du fournisseur permettra de consolider la relation et d’engager des challenges stratégiques.

Screenshot Orgasourcing Scorecard fournisseursQue ce soit avec une politique d’évaluation systématique, lors du passage d’une certification ou pour une campagne ponctuelle, vous pourrez enrichir les appréciations en sollicitant les retours de plusieurs acteurs : services Achats, Qualité, Production, etc… Demandez également à vos Tiers de s’auto-évaluer. Avec une vue globale et synthétique des résultats, comparez vos fournisseurs avec leurs concurrents au sein d’une même famille et définissez des plans d’actions.

Pour aller plus loin

Le portail fournisseur pour compléter le dispositif

Le SRM permet de centraliser les données afin de faciliter la visibilité et le partage d’informations fiables concernant le référencement et le suivi des fournisseurs. Selon les droits attribués, chaque acteur de l’entreprise peut consulter et contribuer aux informations qui le concerne. Amélioré d’un portail permettant un accès au fournisseur, le dispositif devient alors encore plus efficient et intéressant pour gagner du temps. Du sourcing aux consultations sur appels d’offres en passant par la gestion des factures, le portail offre un avantage supplémentaire pour agréger, comparer, actualiser les informations.

Illustration : le SRM dans sa stratégie comptable

Le service comptabilité joue un rôle important dans la relation avec le fournisseur puisqu’il traite du règlement des factures et les délais de paiement. Le SRM, couplé du portail fournisseur, optimisent cette gestion et permet de limiter fortement le risque d’oubli, de doublons, d’erreurs ou de fraude. Le fournisseur s’implique et dépose sur l’espace collaboratif les documents, factures et pièces justificatives demandées. Chaque facture reçoit un statut de traitement qui évolue au fur et à mesure et les alertes automatiques permettent un suivi perfectionné. Tout est dématérialisé et s’inscrit dans la démarche globale de la gestion de la relation avec le fournisseur dans l’entreprise.

Visionnez notre webinaire sur le pilotage de la relation fournisseur au service du processus Source-To-Pay en lien avec ITESOFT :

Webinaire pilotage relation fournisseur Supplier Portal

Orgasoftware est éditeur de la solution Orgasourcing, SRM et portail fournisseur hébergé en mode SaaS. Pour découvrir cette plateforme et déterminer si son approche des solutions Achats peut répondre à vos besoins, contactez-nous !