Un SI Achats pour les ETI et grandes PME

Parvenues à un cycle de croissance avancé, les entreprises de taille intermédiaires et les grandes PME font face à la problématique du pilotage des fournisseurs dans toutes les dimensions de la relation Achats : maîtrise du risque sous-traitance, performance Achats, sécurisation des approvisionnements.

Ces problématiques, qui pouvaient auparavant être réservées aux grands groupes et à leurs filiales, font aujourd’hui partie du périmètre des Directions Achats et les interrogent sur la mise en place d’un Système d’Information Achats (SI Achats) et sur les relations entre ce dernier et le système de gestion intégré de l’entreprise (ERP).

Identifiez les sources internes des informations existantes sur les fournisseurs

Votre système de gestion (ERP) est souvent le premier lieu où vous pouvez récupérer les informations sur vos fournisseurs, en réalisant une extraction rapprochée entre Raison sociale, numéro SIRET et chiffre d’affaires de l’année précédente.

coordonnees de contactÀ cette extraction, vous devrez rajouter une information essentielle pour un SI Achats à vocation SRM (Supplier Relationship Management – outil de management de la relation fournisseur) qui est celle d’un point de contact nominatif (administratif ou commercial) d’un salarié du fournisseur avec lequel le système établira un contact.

Ce rapprochement peut parfois être problématique, car tous les systèmes de gestion ne fonctionnent pas encore sur la base du SIRET. Vous devrez alors confier votre base à un prestataire extérieur qui obtiendra cette information. Pour ce qui est du contact, vous ferez appel aux personnes de vos organisations pour vous donner le maximum de renseignements concernant les fournisseurs avec lesquels ils sont en contact. Soyez attentifs, lors de cette phase, de bien communiquer sur les attendus et les bénéfices d’un SI Achats pour l’ensemble des parties prenantes, car vous aurez peut-être à solliciter du travail complémentaire auprès des équipes pour une finalité qui pourra paraître lointaine.

Ces informations réunies, vous devez pouvoir les injecter dans votre SI Achats à votre propre rythme pour disposer rapidement d’une base utilisable et procéder à ces insertions par vagues successives.

Créez vos propres familles d’achats

Chaque secteur d’activité est caractérisé par ses propres circuits de fournisseurs et de sous-traitants, et chaque entreprise construit un modèle de production de valeur qui lui est particulier. C’est pourquoi votre SI Achats doit disposer de Familles d’Achats administrables, auxquelles vous rattacherez vos fournisseurs.

La création de ces familles d’Achats vous permettra également de mener des réflexions stratégiques parallèles sur chacune des familles et d’établir des comparaisons fructueuses entre fournisseurs. Idéalement, vous devez également pouvoir assigner des codes NAF/NACE ou familles DUNS à des familles d’achats pour que le rapprochement automatisé à une base d’information externe du SIRET puisse automatiquement assigner une famille d’achat à un fournisseur.

La répartition en famille d’achats est également essentielle pour que vous puissiez assigner des règles
de suivi spécifiques en fonction du risque fournisseur.

Répartissez vos panels fournisseurs par typologie

C’est une évidence, tous vos fournisseurs n’ont pas la même importance stratégique et ne doivent pas être suivi de la même manière dans votre SI Achats. Ce qui est moins évident c’est d’écrire simplement et de manière évolutive ces règles de suivi dans votre SI Achats pour en automatiser le traitement.

Une première clé d’analyse est celle du chiffre d’affaires d’achats, que vous pouvez récupérer des données comptables par une extraction où en installant une API de liaison avec votre ERP.
Vous pouvez aussi rapidement assigner à des familles d’achats des typologies standards en fonction de l’impact sur votre production du produit et/ou du service rendu : la fourniture de consommables bureautiques n’aura pas la même importance que la fourniture des matériaux de base pour votre cycle de production.

Ces typologies vous permettront de vous concentrer sur les fournisseurs les plus importants et d’analyser les rapports de forces et de faiblesses (SWOT) que vous entretenez avec vos fournisseurs principaux (situation de monopole, de dépendance, etc.)

Une fois ces trois étapes principales réalisées, vous serez ensuite en mesure de pouvoir vous concentrer sur le choix des moyens d’analyse des risques, la mise à jour des informations ainsi que la collecte documentaire, avant de pouvoir passer au déploiement.

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