Réussir le déploiement de son Système d’Information Fournisseurs (partie 1)

Dans le processus de création de valeur d’une organisation, la gestion des achats tient une place stratégique. En particulier, la gestion des fournisseurs est devenue un enjeu-clé pour différentes raisons.

La sous-traitance est de plus en plus utilisée. Ainsi, la performance de l’entreprise et la satisfaction de ses clients sont impactées de manière directe par la performance de ses fournisseurs. De plus, les différentes règlementations amènent le donneur d’ordre à avoir plus de responsabilité vis-à-vis de ses sous-traitants. Les entreprises doivent également faire preuve de vigilance dans le but de se prémunir contre les possibles difficultés économiques d’un sous-traitant.

Et dans une période où les moyens techniques permettent de mettre en place des Systèmes de gestion de la relation Fournisseurs grâce auxquels vont interagir différents services de l’entreprise, il est important de mettre en place une stratégie qui permette de réussir son déploiement.

Retour d’expérience sur 20 ans de mise en place et de déploiement de SI Fournisseur

Les solutions de SI Fournisseurs ou SRM (Supplier Relationship Management), existent depuis une vingtaine d’années, mais restent aujourd’hui peu déployées dans les entreprises ou, quand elles le sont, leur utilisation est loin d’apporter toute la valeur ajoutée potentielle.

Les éditeurs se sont focalisés principalement dans un 1^er temps sur l’automatisation des processus achats (Procure to Pay, Source to Contract, analyse des dépenses …) et n’ont commencé à prendre en compte que récemment la dimension centrale et transverse dans l’entreprise de la gestion du capital et de la relation fournisseur.

Christophe DELETIE, consultant expert en SI Achats et Relations Fournisseurs chez Altaris, note que « Du côté des entreprises, les achats ont souvent pensé la digitalisation du point de vue de la direction achats, sans toujours prendre en compte suffisamment les besoins des opérationnels ni ceux des autres parties prenantes – qualité, RSE, compliance, comptabilité… et d’un point de vue purement technique, en automatisant à l’identique les processus achats sans intégrer suffisamment une réflexion sur l’évolution des pratiques métiers et une révision des processus existants. »

Souvent, les directions ont également largement sous-estimé les impacts sur les métiers et la conduite du changement nécessaire.

Aujourd’hui, l’évolution des réglementations et des pratiques rend impératif la connaissance de ses « tiers fournisseurs », ce qui constitue une excellente opportunité de poser les fondations d’un SI de gestion des achats et des ressources externes.

André BRABANT, CEO d’Orgasoftware, confirme : « Notre solution SRM est sollicitée pour répondre à des enjeux divers suivant la taille, l’activité et l’organisation de l’entreprise. Un premier exemple est le suivi de l’évolution de la réglementation, et notamment la loi Sapin II, et la problématique est souvent portée par les services centraux ou généraux, avec la direction achat comme leader du projet. Un deuxième exemple est la réponse à des problématiques sur la gestion de la qualité (agrément ISO 9001) ou la cartographie des risques, qui sont plus souvent amenées par des services plus opérationnels (services qualité et/ou juridique par exemple) ».

La gestion du changement : facteur clé pour réussir le déploiement de son SI Fournisseurs

« Quand la vision cible, les besoins métiers et une feuille de route pragmatique ont été clairement définis en début de projet, on sait que celui-ci est sur les bons rails » confie Christophe DELETIE.

La diversité des objectifs, acteurs et processus associés aux relations fournisseurs (achats, conformité, RSE, qualité, comptabilité …), des organisations (taille / maturité, culture centralisée / décentralisée, dimension locale / internationale …) et de leurs paysages applicatifs nécessite d’élaborer, en premier lieu, un « schéma directeur » du SI achats, dont les enjeux sont détaillés dans le schéma suivant :

Christophe DELETIE partage le témoignage du chef de projet SRM d’une entreprise industrielle pour laquelle le cabinet Altaris a établi la feuille de route digitale SRM :

« Leur intervention nous a permis de structurer le projet et de nous concentrer sur nos besoins métiers. Aujourd’hui encore, le projet bénéficie de ces fondations solides pour surmonter les difficultés inhérentes à la phase de « change management » dans laquelle nous sommes rentrés. »

« Une de plus belles gestions de projet de déploiement à laquelle nous avons participé pour un client dans le domaine de la construction doit sa réussite à une feuille de route claire et différentes phases orchestrées dans un bon tempo, confirme André Brabant. Les fondations de la solution étaient claires : les évaluations fournisseurs pour répondre à un objectif qualité, et la gestion des documents légaux pour assurer la compliance sur une activité internationale. D’autres phases ont ensuite suivi, étalées sur plusieurs mois. L’implication des différentes parties prenantes (chefs de projets, services achats décentralisés, services juridiques notamment) à des moments et sur des sujets bien précis du déploiement, avec un alignement sur les rôles et responsabilités, a permis le succès du projet. ».

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Christophe DELETIE et André BRABANT portent un regard croisé sur les enjeux de la mise en œuvre de la conduite du changement dans la deuxième partie de l’article.