Réussir le déploiement de son Système d’Information Fournisseurs (partie 2)

Dans la première partie de cet article, Christophe DELETIE, consultant expert en SI Achats et Relations Fournisseurs chez Altaris, et André BRABANT, CEO d’Orgasoftware, font un retour d’expérience sur le déploiement d’un SI fournisseurs et présentent les facteurs clés.

Regards croisés sur des enjeux de la mise en œuvre de la conduite du changement

Une réflexion préalable sur les pratiques, l’alignement des processus

Altaris  Orgasoftware 
La maturité des entreprises dans la gestion de sa relation fournisseur reste aujourd’hui encore plutôt faible et souvent sans cohérence d’ensemble entre les différents acteurs internes en relation avec les fournisseurs.
Les processus se sont construits au fil du temps, souvent localement. Les principes directeurs (doctrines métier) ne sont pas toujours formalisés ou partagés.
Par ailleurs, les solutions permettent de simplifier notablement voire de supprimer certains processus administratifs, à titre d’exemples, pour les échanges avec les fournisseurs grâce à un portail ou une intégration avec d’autres plateformes pour accéder à de l’information sur les fournisseurs (données financières, notation RSE …). Repenser les pratiques et les processus, en cohérence avec les objectifs métier, en tirant partie des apports du digital constituent des fondations nécessaires à la réussite du projet.  
On nous demande souvent si notre plateforme peut récupérer des documents d’emails envoyés par les fournisseurs, ou si elle peut transmettre des fiches fournisseurs, ou faire des exports Excel pour faire des analyses.
Ces demandes traduisent le fait qu’il est difficile de se projeter sur des nouveaux processus et usages.
Avec le déploiement de notre plateforme SRM, les parties prenantes, dont les fournisseurs, déposent et ont accès à des documents et informations en autonomie : les exports ne sont plus utiles. Et les emails sont utilisés uniquement sur des processus précis, pour inviter les utilisateurs à se connecter à la plateforme pour des actions précises. Autre exemple, grâce aux techniques d’interopérabilité, il est très simple de mettre à disposition dans le SRM des informations de plateformes externes (e-attestation, Transparency international …).

La prise en compte des impacts et apports sur les métiers, levier n°1 de l’adhésion

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Les projets sont souvent menés de manière centralisée, et conduits pour répondre aux enjeux de la direction métier. Ils n’intègrent en général pas suffisamment la vision du terrain – au sens des apports et impacts sur les gestes métier, ni la dimension formation / montée en maturité des acteurs si de nouvelles pratiques sont mises en œuvre.
Détecter et prendre en compte tout au long du projet les apports et impacts sur le quotidien des opérationnels, parfois sur des points très spécifiques mais à forte valeur ajoutée pour eux est un levier clé pour assurer l’adhésion.
La facilité d’usage de la solution favorisera également son appropriation.
Communiquer, former, animer la montée en compétences des acteurs sur les nouvelles pratiques reste une composante essentielle de tout projet de transformation.   
On observe, en général, un basculement au bout de quelques mois (6 à 18 mois suivant la taille de l’entreprise). Le SRM est d’abord un outil répondant à des problématiques opérationnelles, puis il devient un outil permettant en plus la coordination et le déploiement d’une stratégie fournisseur partagée. Les acheteurs passent moins de temps sur des tâches opérationnelles et voient ainsi leurs objectifs et leur manière de travailler évoluer.
Nous conseillons toujours à nos clients de mettre en place un suivi (qualitatif et quantitatif) de l’adoption de la plateforme. Il est important de vérifier que celle-ci répond bien aux enjeux initiaux, et voir s’il est nécessaire d’adapter soit des configurations/fonctionnalités, soit des processus de travail pour une valeur ajoutée optimale.
D’autre part, nous conseillons à nos clients de bien revenir à leurs besoins, et de s’autoriser à redéfinir les solutions fonctionnelles mises en œuvre avec une plateforme.

L’intégration tout au long du projet des parties prenantes concernées, levier n°2 de l’adhésion

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La communication dès la phase de cadrage, auprès de l’ensemble des acteurs concernés par la gestion de la relation fournisseurs est rarement mise en œuvre. Les opérationnels ne sont souvent impliqués qu’en aval des projets pour être formés à la solution mise en place.
Un des facteurs clés de l’adhésion est d’associer toutes les parties prenantes :
– Dès le début du projet pour partager la cible, engager, et éviter les initiatives dispersées.
– Au fur et à mesure du déploiement pour prendre en compte les impacts, détecter des apports qui peuvent parfois sembler anecdotiques, mais apportent au quotidien une valeur réelle aux acteurs.
– Après le go live, pour accompagner la montée en maturité sur les pratiques, l’adoption des processus et outils.
Pour impliquer toutes les parties prenantes, nous poussons les porteurs de projet à penser très en amont valeur ajoutée pour chacune.
Un fournisseur va être plus actif dans la fourniture d’informations et documents via la plateforme quand il se rend compte du gain de temps et de visibilité au sein de l’entreprise.
Autre exemple, la meilleure manière d’engager des chefs de projets à faire des évaluations est de leur montrer que les évaluations faites par leurs collègues vont les aider à mieux sourcer leur fournisseur.
Le partage des « scorecards » risques fournisseurs qui notent les aspects opérationnels, financiers, juridiques, économiques, etc. est apprécié de tous les services car il apporte à tous un même niveau de compréhension transversal.

Le déploiement de solutions SRM n’est plus une option

Pour une entreprise, au-delà de la dimension conformité (ISO, réglementaire …), elle représente un levier de création de valeur par les fournisseurs, au même titre qu’une solution de Gestion des Ressources Humaines permet de développer son capital Collaborateur.

Les solutions existent, et sous réserve d’une vision claire des besoins métier et d’une approche pragmatique, peuvent être mises en œuvre dans des délais maîtrisés et à un coût abordable pour des PME-PMI, ou des ETI.

Les retours d’expérience permettent aujourd’hui de mieux transformer ces opportunités digitales en avancées concrètes, et d’améliorer la performance et l’efficience des organisations dans la gestion de leur « asset » fournisseurs. Les mots clés : un projet métier et une conduite du changement qui permette l’adhésion des acteurs concernés.