Valoriser et partager ses données SRM dans des tableaux de bord dynamiques [2/2]

La visualisation des données stratégiques liées à la relation fournisseurs dans des tableaux de bord dynamiques permet une compréhension rapide des enjeux. En effet, elle donne une image claire de la situation et représente un levier fiable d’aide à la décision/d’appel à l’action. Pour lire plus de détails sur cette thématique, nous vous invitons à consulter le premier article de cette série, disponible ici. Afin d’illustrer cette expertise, nous vous présentons ci-dessous les exemples concrets de plusieurs de nos clients.

Profils des cas d’usage

Trois entreprises que nous accompagnons sur la gestion de leurs relations fournisseurs ont accepté de partager leur expérience et leur utilisation des tableaux de bord :

  • Alliance High Tech : dont le métier principal est le sourcing de prestations intellectuelles. Leur utilisation de notre plateforme Orgasourcing est donc très orientée vers leurs appels d’offres. Ainsi, les tableaux de bord apportent de la valeur ajoutée dans la présentation des résultats de leurs campagnes de sourcing et de leur performance vis à vis de leurs clients.
  • Vinci Construction Grands Projets : déploie de nombreux projets de BTP et Génie Civil à l’international. Leur besoin est d’avoir un pilotage très fin de leurs prestataires, fournisseurs et sous-traitants, particulièrement sur la qualité et la gestion du risque.
  • Alterea est spécialisée dans la transition énergétique des bâtiments et territoires. L’entreprise travaille avec un important panel de fournisseurs / sous-traitants / prestataires. Son besoin est de pouvoir évaluer rapidement leurs performances et leur pertinence pour garantir des prestations de qualité pour leurs clients.

Ainsi, quels tableaux de bord ont-ils mis en place ? De quelles manières les aident-ils dans leurs processus de décision ?

Quel tableau de bord pour quelle problématique ?

Chaque tableaux de bord est co-construit avec les utilisateurs finaux de notre client, afin d’être en totale adéquation avec son métier, ses besoins et ses problématiques.

Pour une analyse du panel fournisseur

La cartographie permet une représentation basique mais très visuelle pour comprendre rapidement les différents lieux d’implantations des projets en cours et le nombre de fournisseurs sur les différents pays.

Notre client l’utilise notamment pour visualiser la répartition et la présence de ses différentes Business Units. Cela donne également une vue globale pour des présentations occasionnelles, devant le Top Management par exemple.

Le panel fournisseur peut également être analysé à l’aide de tableaux d’indicateurs chiffrés. Cela permet à notre client d’indiquer en une seule vue, un résumé des pourcentages et données importantes, par exemple : le nombre de fournisseurs renseignés sur la plateforme, le nombre de fournisseurs actifs, des indicateurs sur les informations renseignées/manquantes, les due diligences, etc. Ce tableau est  principalement destiné à des utilisateurs occasionnels de la plateforme.

Un autre client a choisi d’analyser le nombre de ses fournisseurs par segmentation de sous-familles. Dans la partie haute : plus les rectangles sont gros, plus il y a de fournisseurs dans la famille. Le graphique du bas classe les fournisseurs par zone et par statut (rang 1, rang 2, etc.).

TDB_Segmentation_Orgasourcing

Ce côté visuel permet d’avoir l’information en un coup d’oeil et de savoir si le panel est cohérent avec ses activités. Dans la plateforme, il est également possible de cliquer sur chaque élément pour avoir un niveau de détails supérieur.

Pour une analyse à différents niveaux

TDB_pareto_Orgasourcing

L’un de nos clients utilise un tableau de bord type Pareto, pour visualiser ses fournisseurs ou ses familles d’achats en fonction des dépenses. En cliquant sur une famille d’achats, on ouvre une analyse approfondie de cette famille là. Ainsi, les équipes peuvent détecter rapidement d’éventuelles disproportions : un fournisseur qui représente toutes les dépenses dans une famille d’achat ? Ou à l’inverse, une dispersion avec de trop nombreux fournisseurs ? C’est un premier niveau pour entraîner ensuite une décision / une action.

Pour un suivi de l’évolution temporelle

Visualiser une évolution dans le temps est une représentation classique mais efficace, pour situer et comparer différents indicateurs en fonction des périodes.

TDB_evolution_temporelle_Orgasourcing

Pour un appel à l’action

Un tableau de bord destiné à l’appel à l’action est souvent une vue résumée du suivi des processus avec les actions en cours ou les éléments manquants / les anomalies. Les informations peuvent aussi être mises en corrélation avec d’autres données pour rehausser le niveau de détails et prioriser les actions qui en découlent. Par exemple, notre client assure le suivi de ses évaluations fournisseurs et voit instantanément les fournisseurs qui n’ont pas été évalués. En croisant ces données avec le rapport du pareto, cela leur donne une image des actions à prioriser : le fournisseurs non évalué le plus important dans le pareto, sera alors celui à évaluer en premier.

Le tableau de bord met également en évidence les informations requises manquantes, comme par exemple un contact référent. L’équipe en charge saura alors qu’elle doit agir pour qu’elles soient renseignées.

TDB-info-manquantes

Retours d’expérience et bénéfices

La mise en place d’un SRM permet d’organiser les diverses informations de la relation fournisseurs. Cependant, c’est lorsque la donnée est exploitée par des tableaux de bord qu’elle va prouver sa plus grande valeur ajoutée. C’est donc une étape indispensable pour en tirer tous ses bénéfices.

TDB_valeur_ajoutee_Orgasourcing

Pour avoir accompagné plusieurs clients dans la construction de leurs tableaux de bord, le même constat est fait systématiquement : la tendance à vouloir reproduire l’existant. Cependant, cette démarche est rarement la plus pertinente car, historiquement, les tableaux de bords ont pu être construits avec un important niveau de contraintes ou de limites. Il est donc toujours indispensable de revenir sur le besoin réel et de se reposer les bonnes questions : Quels sont les besoins des utilisateurs ?

Il est également primordial d’adapter chaque tableau de bord au contexte et au périmètre : l’entreprise, le métier, les différents utilisateurs, les processus, l’organisation, etc. En effet, les tableaux de bords présentés précédemment ont tous été travaillé en lien avec chacun des clients pour répondre à leur propre besoin.

Enfin, au-delà de leurs bénéfices opérationnels pour le service Achats, les tableaux de bord viennent apporter plus de valeur perçue. En effet, ils permettent de valoriser le travail des équipes Achats auprès des autres fonctions de l’entreprise et du Top Management.

Notre équipe reste à votre disposition si vous avez des questions sur le sujet, ou si vous souhaitez avancer sur un projet de SRM et de mise en place de tableaux de bord. Contactez-nous !