Une entreprise en contexte de développement rapide fait face à des challenges importants dans son organisation et dans l’optimisation de ses processus Achats. Selon une étude KPMG*, accélérer la digitalisation et la dématérialisation des Process est d’ailleurs l’un des deux enjeux technologiques prioritaires pour une entreprise en situation de forte croissance.
Tous les services de l’entreprise peuvent être directement concernés par ces changements afin d’absorber au mieux la croissance et de préserver les performances. Plus spécifiquement dans les services achats, quels sont les outils pour optimiser les processus ? Quelles solutions permettent de faciliter l’organisation au sein du service ? Plus précisément, comment améliorer la gestion des relations fournisseurs ?
Comme tous les autres départements de l’entreprise, les services Achats doivent évoluer en même temps que l’entreprise se développe. En situation de forte croissance, l’équilibre de l’organisation mise en place précédemment pourra être perturbé par plusieurs éléments :
De ces changements vont découler le besoin de se structurer et réorganiser ses modes de fonctionnement. Les objectifs sont clairs et simples : gagner en efficacité et en temps pour préserver sa performance.
Avec la multiplication des interlocuteurs internes et externes et des informations fournisseurs à traiter, la première solution est la centralisation des données. Vous pouvez opter pour un logiciel SRM ou un Portail Fournisseurs par exemple, qui répondent tout à fait à ce besoin.
En effet, un tel outil permet d’agréger toutes les informations en une seule base, de les sécuriser et d’en garantir l’accès de manière autonome pour chaque personne concernée, en fonction de leur profil. Le fonctionnement est ainsi fluidifié et permet de libérer du temps au collaborateur qui, jusque-là, était l’intermédiaire pour transmettre les informations fournisseurs.
De plus, cela apporte un gros avantage par rapport à l’utilisation de fichiers de type Excel. En effet, plusieurs utilisateurs peuvent se connecter en même temps via leur propre profil. Les données sont conservées en ligne, ce qui permet d’éradiquer les problèmes liés au versionning (création de plusieurs copies de fichier, utilisation d’un copie obsolète, etc.).
Une deuxième clé pour structurer la gestion des relations fournisseurs est l’automatisation de certains processus. En vous appuyant sur un logiciel efficace, vous pourrez ainsi mieux absorber le volume grandissant de tâches à traiter. Cela peut par exemple prendre la forme de :
Avec notre solution Orgasourcing, nous avons accompagné plusieurs entreprises en développement rapide, en répondant à leur besoin de se structurer sur leurs problématiques Achats. En réorganisant et en optimisant la gestion de leurs relations fournisseurs, elles ont pu absorber sans difficulté les challenges liés à leur croissance. Nous vous proposons ici le retour d’expérience de deux d’entre-elles :
Expert en Conseil et Ingénierie dans le BTP, le groupe Altyn (historiquement Alterea) est passé en quelques années de 150 à 550 collaborateurs. Dans le service Achats, leur base fournisseurs était gérée sur Excel et n’était pas partagée.
Avec l’augmentation du volume de données à traiter et l’équipe Achats qui se renforçait, plusieurs problématiques sont apparues :
– Le responsable Achats était constamment accaparé par de la simple recherche et transmission d’informations fournisseurs,
– Les fichiers subissaient régulièrement des problèmes de versionning,
– Les échanges et la communication dans les équipes devenaient compliqués.
En optant pour une solution qui leur a permis de centraliser la base fournisseurs et d’en ouvrir l’accès à différents profils (acheteurs, chefs de projets, partenaires), ils ont réussi à être beaucoup plus efficaces.
Jonas Tessier – Responsable des Achats et de la sous-traitance – explique : « Le plus gros avantage est le gain de temps pour l’équipe Achats, sur différents points : la gestion des évaluations fournisseurs, la transmission d’informations, la mise à jour du panel, les recherches dans la base. Nous avons beaucoup moins de tâches fastidieuses et pouvons nous concentrer sur des missions plus stratégiques, à plus forte valeur ajoutée. »(Pour plus de détails, retrouvez l’intégralité du cas client Groupe Altyn en cliquant ici)
Alliance Global Procurement accompagne ses clients dans l’organisation de leurs services Achats. Ils sont notamment en charge du sourcing et pilotent donc quotidiennement un très grand nombre d’appels d’offres. La gestion se faisait historiquement principalement par email, mais de part leur croissance rapide ils ont été confrontés à des difficultés :
– le nombre d’appels d’offres devenait trop important pour continuer sur ce mode de fonctionnement,
– avec de nombreuses arrivées dans l’équipe, le partage des informations se complexifiait.
Ainsi, ils lancent en 2017 une réflexion pour réorganiser leur fonctionnement. Ils ont alors choisi une solution pour centraliser les informations et automatiser de nombreuses tâches fastidieuses, notamment sur le traitement des appels d’offres et la création de reportings en temps réel.
Marie Verrière – Responsable Marketing : « Nous avons pu améliorer nos process et gagner beaucoup de temps grâce à l’automatisation de certaines tâches. Ainsi, nous avons réussi à faire face sans difficulté à une activité en pleine croissance et nous avons pu offrir à nos clients et fournisseurs un service encore plus qualitatif. »(Pour plus de détails, retrouvez l’intégralité du cas client Alliance Global Procurement en cliquant ici)
Votre entreprise est en situation de croissance et vous cherchez à réorganiser et structurer vos processus Achats ? L’équipe Orgasoftware est disponible pour vous accompagner et vous aider à trouver une solution adaptée à vos besoins. Laissez-nous vos coordonnées pour que nous puissions en discuter !
*source : https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/fr/pdf/2018/10/fr_etude_entreprises_hypercroissance_v2.pdf
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